SECRETAIRE UNIVERSITAIRE / ASSISTANT DE FORMATION (H/F)
ENTREPRISE :
Rejoindre l’Institut Catholique de Toulouse, c’est la
garantie d’appartenir à une communauté universitaire prestigieuse et engagée. Dans
un lieu chargé d’histoire, l’ICT est situé au cœur du centre-ville de Toulouse
(quartier des Carmes). Riche de la diversité des milieux sociaux, des cultures
et des sensibilités des personnes qu’il accueille, nous cultivons la proximité
et le développement tant personnel que professionnel de nos étudiants.
Notre établissement pluridisciplinaire vous permettra
à la fois d’élargir le spectre de vos compétences, mais également de vous créer
un réseau de professionnels étendu.
Le personnel
bénéficie d’avantages permettant de concilier vie privée et vie
professionnelle : semaine de 4,5 jours possible, 8 semaines de repos
(congés payés + RTT), accord de télétravail, …
Vous êtes à la recherche d’un poste stimulant ? Rejoignez-nous.
Polyvalent et en contact avec des interlocuteurs variés, vous vous verrez
confier une diversité de missions.
MISSION :
Vos missions :
Sous la responsabilité du Doyen ou Directeur d'organisme et en collaboration avec les équipes en place, vos missions principales seront les suivantes :
- Gestion et suivi administratif, logistique et pédagogique des étudiants/stagiaires
Paramétrer et mettre à jour des parcours de formation dans le logiciel Aurion, référencer les formations sur les plateformes (organismes financeurs, Parcoursup, ...)
Assurer la gestion administrative et logistique en lien avec l'équipe, établir les documents relatifs au suivi (feuille d'émargement, convocations, attestations de présences, ...)
Réaliser des activités de secrétariat : accueil (physique, téléphonique, mail des étudiants, enseignants, familles, partenaires, ...), informations aux usagers, archivage, ...
Editer les relevés de notes, attestations de réussite, diplômes, ...
- Gestion des calendriers universitaires et emplois du temps sur Aurion
- Gestion des examens :
Solliciter les fichiers de notes, assurer les relances et saisir les éléments sur le logiciel Aurion
Préparer les jurys d'examen (édition des PV, convocation des jurys, ...)
- Gestion des dossiers de candidatures et inscription
Facturer le cas échéant
Editer les justificatifs d'inscription (carte étudiante, certificat, ...)
- Reporting de l'activité, support général à l'équipe
Participer, le cas échéant, aux réunions pédagogiques
Veiller à la réalisation des tâches avec rigueur et dans les délais impartis
Contribuer à l'amélioration des procédures
Participer ponctuellement à la promotion de l'ICT (salons, JPO, ...)
Garantir les liens avec les acteurs institutionnels
Notre proposition :
Poste en CDI à temps complet (37h/sem., sur 4,5 jours, RTT, 6 sem. de congés payés)
Télétravail : 1 jour après 6 mois d'ancienneté
Salaire brut mensuel : 1767€ + 13ème mois (après carence de 6 mois)
Mutuelle prise en charge à 60%. Accord d’intéressement. Restauration collective sur place avec participation employeur.
PROFIL :
Votre profil :
Titulaire d'un Bac + 2 dans le domaine de la gestion PME, assistanat de direction, vous justifiez d'une expérience d'au moins 2 ans dans un établissement d'enseignement supérieur ou organisme de formation.
La connaissance du fonctionnement de l'enseignement catholique et/ou universitaire serait un plus.
Vous maitrisez le pack office et avez une capacité d'adaptation sur les nouveaux outils numériques (Aurion, Moodle, ...)
Savoir-être :
Sens de l'organisation
Travail en équipe
Autonomie
Rigueur
Communications écrite et orale correcte
Dans le cadre de la politique handicap de l'ICT, toutes les candidatures seront étudiées.
Informations :
Domaine d'activité :
Secrétariat / Assistanat
Nombre de postes : 1 POSTE
Expérience : Plus de 6 mois
Diplôme : Bac +2
Lieu : TOULOUSE
Nombre de postes : 1 POSTE
Expérience : Plus de 6 mois
Diplôme : Bac +2
Lieu : TOULOUSE